ZAPTANIE OFERTOWE

Zamawiający:

Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pasłęku

z siedzibą: Plac Grunwaldzki 8, 14-400 Pasłęk

NIP: 578-30-52-813 REGON: 170501061

Poczta elektroniczna: sekretariat@mgops.paslek.pl

Strona internetowa: www.mgops-paslek.2clicks.pl

Tel/fax 55/649 62 55; 55/248 44 49

Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na zadanie:

Świadczenie usług pogrzebowych dla osoby dorosłej, pochówku dla dziecka oraz pochówku szczątków ludzkich.

Tryb udzielenia zamówienia publicznego.

1. Zamówienie prowadzone jest wyłącznie na zasadach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Wartość przedmiotowego zamówienia jest mniejsza od kwoty 170.000,00 zł, dlatego też do zapytania tego nie znajdują zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2024 poz. 1320)
3. Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pasłęku zastrzega na swoją rzecz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru najkorzystniejszej oferty.
4. Miejsko – Gminny Ośrodek pomocy Społecznej w Pasłęku zastrzega na swoją rzecz, prawo do zmiany lub odwołania warunków zapytania, także przed upływem terminu do składania ofert.

Opis przedmiotu zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia są usługi całodobowego odbioru i przewozu zwłok oraz świadczenie usług pogrzebowych w zakresie sprawienia pogrzebu zmarłym (z terenu Miasta i Gminy Pasłęk), których pochowanie zleci Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pasłęku.
2. Usługi świadczone będą od 01 kwietnia 2026r. do 31 grudnia 2026r.
3. Sprawienie pogrzebu obejmować będzie:
   -zapewnienie miejsca na grób (w tym wszystkie formalności związane z wykupieniem miejsca na cmentarzu, zapewnieniem opłaty eksploatacyjnej, wypełnienia w imieniu Gminy Pasłęk deklaracji pogrzebowej);
   -pochówek (w tym wykopanie grobu ziemnego, bądź też przygotowanie miejsca pochówku na umieszczenie urny na cmentarzu wskazanym przez Zamawiającego, wpuszczenie ciała do grobu, zasypanie i zamknięcie grobu);
   -odpowiednio do wskazówek Zamawiającego, zapewnienie trumny drewnianej, bądź zapewnienie urny na spopielone zwłoki;
   -spopielenie zwłok;
   -przygotowanie ciała do pochówku (łącznie z umyciem i ubraniem zwłok);
   -zapewnienie kompletnej odzieży i obuwia dla zmarłego (w przypadku jego braku);
   -przechowywanie ciała w chłodni;
   -przewóz zwłok;
   -obsługa żałobników (cztery osoby do niesienia trumny/ jedna osoba do niesienia urny);
   -zapewnienie i montaż krzyża drewnianego i tabliczki identyfikacyjnej;
   -zapewnienie i rozwieszenie na terenie Miasta i Gminy Pasłęk 2 szt. nekrologów;
   -zapewnienie ceremonii pogrzebowej zgodnej z wyznaniem zmarłego;
4. Zamawiający zastrzega na swoją rzecz prawo do rezygnacji z niektórych elementów usługi oraz prawo zmniejszenia wynagrodzenia za pogrzeb, proporcjonalnie do ilości faktycznie wykonanych elementów składających się na całość usługi pogrzebowej. Wynagrodzenie będzie pomniejszone o cenę jednostkową elementu składowego usługi pogrzebowej wskazaną w formularzu ofertowym.
   
   
   Warunki realizacji zamówienia.
   1. Podstawa sprawienia pogrzebu będzie pisemne zlecenie wystawione przez Zamawiającego określające miejsce pochówku, jak również zakres niezbędnych usług. Po otrzymaniu zlecenia Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie podjąć czynności związane ze sprawieniem pogrzebu.
   2.Pochówek będzie wykonany na terenie Miasta i Gminy Pasłęk lub w innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
   3. Wykonawca wystawi fakturę VAT / rachunek/ notę obciążeniową po każdej wykonanej usłudze.
   4. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić należność na konto Wykonawcy w terminie
   14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT / rachunku/ noty obciążeniowej.
   5. Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, w szczególności w sposób zgodny z :
   - ustawą z dnia z dnia 31 stycznia 1959r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (tekst
   jednolity: Dz. U. z 2025r. poz. 1590);

- rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001r. w sprawie postępowania
z zwłokami i szczątkami ludzkimi (Dz. U. z 2001r. Nr 153, poz. 1783);

- rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007r, w sprawie wydawania
pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich (Dz. U. z 2007r. Nr 249, poz. 1866 z późn. zm.).

Termin realizacji zamówienia:

Od 01 kwietnia 2026r. do 31 grudnia 2026r.

Kryterium wyboru oferty:

Przy wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający będzie kierował się jedynym kryterium oceny tj. ceną – cena 100%.

Sposób przygotowania i złożenia oferty:

Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć do 30 marca 2026 r. w siedzibie Zamawiającego tj. Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pasłęku, Plac Grunwaldzki 8, 14-400 Pasłęk, w godzinach: poniedziałek – piątek: 7.30 -15.30 lub pocztą na adres: Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pasłęku, Plac Grunwaldzki 8, 14-400 Pasłęk.

Ofertę można także złożyć za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e – mail: sekretariat@mgops.paslek.pl , z dopiskiem „Oferta Świadczenia usług pogrzebowych w 2026r. w zakresie przewozu zwłok i sprawienia pogrzebu zmarłym, których pochowanie zleca Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pasłęku”.

W przypadku przesłania oferty drogą elektroniczną Zamawiający będzie wymagał dostarczenia oryginału oferty przed podpisaniem umowy.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Kompletna oferta musi zawierać:

1. Formularz ofertowy sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik 1 do zapytania ofertowego;
2. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiące załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;
3. Uzupełniona o własnoręczny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy klauzulę RODO stanowiącą załącznik nr 3 do zapytania ofertowego;
4. Stosowne pełnomocnictwa w przypadku gdy ofertę podpisuje osoba działająca w imieniu wykonawcy lub pełnomocnik osoby fizycznej.
5. Pieczątkę firmową, posiadającą datę sporządzenia oraz czytelny podpis Wykonawcy;.
Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę na wszystkie wyszczególnione pozycje w załączniku 1 do niniejszego zapytania ofertowego; nieuwzględnienie choćby jednej pozycji spowoduje odrzucenie ofert.

W przypadku złożenia ofert o takiej samej cenie zamawiający wezwie tych wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. Ceny ofert dodatkowych nie mogą być wyższe niż złożone pierwotnie.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub unieważnienia niniejszego postępowania w każdym czasie bez podania przyczyn.

Umowa zostanie zawarta w formie pisemnej. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi pisemnie lub telefonicznie.

W przypadku przekazania oferty drogą elektroniczną winna być ona podpisana
i opieczętowana, a następnie przekazana w formie skanu wszystkich wymaganych dokumentów wraz z ofertą.

Przy ocenie zachowania przez Wykonawcę terminu do składania ofert liczyć się będzie data wpływu oferty na dziennik podawczy Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pasłęku.

Rozstrzygnięcie ofert nastąpi w terminie 14 dni roboczych licząc od ostatniego dnia terminu do składania ofert.

Zamawiający powiadomi o wyniku postępowania zamieszczając stosowne ogłoszenie na stronie internetowej Ośrodka, w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Pasłęku, a także tablicy ogłoszeń, w siedzibie Zamawiającego.

Oferent, którego oferta zostanie wybrana zostanie powiadomiony także telefonicznie.

Osobą uprawnioną do udzielenia informacji w niniejszej sprawie jest:

Zastępca Kierownika Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pasłęku -
Anna Zawilska – 55-649-62-55

Informacje dodatkowe:

1. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę i nie będą zwracane do kierującego ofertę; 
2. Zamawiający zastrzega na swoją rzecz prawo nawiązania kontaktu jedynie z wyłonionym Wykonawcą, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty; 
3. Zamawiający zastrzega na swoją rzecz prawo unieważnienia postępowania, bez wybrania jakiejkolwiek oferty; 
4. Koszt udziału w postępowaniu ponosi tylko i wyłącznie oferent, bez możliwości dochodzenia roszczeń z tego tytułu od Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pasłęku. 

Załączniki:

1.Formularz cenowy; 
2. Oświadczenie wykonawcy; 
3. Klauzula RODO 
4. Oświadczenie wykonawcy RODO